Hướng Dẫn Sử Dụng LarkSuite Miễn Phí, phần mềm CRM

Hướng Dẫn Sử Dụng LarkSuite Miễn Phí

LarkSuite là một nền tảng làm việc nhóm đa chức năng, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc nhờ tích hợp chat, quản lý tài liệu, lịch làm việc, và nhiều tính năng khác. Phiên bản miễn phí của LarkSuite vẫn cung cấp những tính năng mạnh mẽ, phù hợp cho các cá nhân, doanh nghiệp nhỏ và các nhóm cộng tác từ xa. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản để sử dụng LarkSuite miễn phí.

1. Đăng Ký Tài Khoản LarkSuite

• Truy cập trang chủ: Mở trình duyệt và truy cập vào trang chủ của Lark tại https://www.larksuite.com.
• Tạo tài khoản: Bạn có thể đăng ký bằng địa chỉ email hoặc tài khoản Google, sau đó làm theo các bước hướng dẫn để hoàn tất đăng ký.
• Cài đặt ứng dụng: LarkSuite có phiên bản ứng dụng dành cho máy tính (Windows, macOS) và điện thoại (iOS, Android), giúp bạn có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi.

2. Giao Diện Chính và Cách Sử Dụng

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy giao diện chính của Lark bao gồm các tab và mục quan trọng:

• Message (Tin nhắn): Đây là nơi trò chuyện, trao đổi công việc với đồng nghiệp hoặc các nhóm làm việc.
• Docs (Tài liệu): Nơi lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Bạn có thể tạo tài liệu mới, chỉnh sửa và chia sẻ ngay trên nền tảng.
• Calendar (Lịch): Quản lý lịch làm việc, lên kế hoạch cuộc họp và nhận thông báo.
• Drive (Ổ đĩa): Đây là nơi lưu trữ dữ liệu cá nhân hoặc nhóm, giúp dễ dàng truy cập và quản lý tài liệu.
• Tasks (Nhiệm vụ): Quản lý danh sách công việc, theo dõi tiến độ, và đặt ngày hoàn thành cho từng nhiệm vụ.

3. Trò Chuyện và Làm Việc Nhóm

• Gửi tin nhắn cá nhân và nhóm: Tại mục Message, bạn có thể gửi tin nhắn trực tiếp cho cá nhân hoặc tạo các nhóm chat. Lark hỗ trợ nhiều tính năng như gửi file, biểu tượng cảm xúc, tạo cuộc họp video trực tiếp từ khung chat.
• Tạo kênh nhóm: Tạo các nhóm theo dự án hoặc phòng ban để thuận tiện cho việc trao đổi thông tin.
• Sử dụng video call: Lark hỗ trợ cuộc gọi video miễn phí, cho phép nhiều người tham gia cùng lúc, phù hợp cho các buổi họp nhóm, thảo luận trực tuyến.

4. Quản Lý Tài Liệu (Docs)

• Tạo và chỉnh sửa tài liệu: Trong mục Docs, bạn có thể tạo tài liệu mới hoặc tải lên tài liệu hiện có. Lark hỗ trợ tạo và chỉnh sửa trực tuyến các tài liệu dạng văn bản, bảng tính.

• Chia sẻ và phân quyền: Dễ dàng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp qua đường link hoặc email, đồng thời tùy chỉnh quyền truy cập (xem, chỉnh sửa, bình luận).
• Sử dụng tính năng cộng tác thời gian thực: Nhiều người có thể cùng làm việc, chỉnh sửa tài liệu, và mọi thay đổi sẽ được cập nhật ngay lập tức.

5. Sử Dụng Lịch (Calendar)

• Tạo lịch sự kiện: Tại mục Calendar, bạn có thể tạo các sự kiện, lịch hẹn hoặc cuộc họp và mời các thành viên tham gia.
• Đồng bộ lịch: Lark cho phép bạn đồng bộ với các nền tảng lịch khác (như Google Calendar), giúp bạn quản lý công việc hiệu quả.
• Nhắc nhở tự động: Bạn sẽ nhận được thông báo nhắc nhở khi sự kiện sắp diễn ra, đảm bảo không bỏ lỡ cuộc họp hay các công việc quan trọng.

6. Lưu Trữ và Quản Lý Tài Nguyên với Drive

• Lưu trữ tài liệu: Lark cung cấp dung lượng lưu trữ miễn phí, cho phép bạn tải lên và quản lý tài liệu, hình ảnh, video và các file khác.
• Chia sẻ và phân quyền tài liệu: Drive hỗ trợ chia sẻ file dễ dàng với các tùy chọn như “xem”, “chỉnh sửa” và “tải xuống”.
• Sắp xếp tài liệu theo thư mục: Tạo các thư mục và sắp xếp file một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm và truy cập.

7. Quản Lý Công Việc với Tasks

• Tạo nhiệm vụ: Trong mục Tasks, bạn có thể tạo nhiệm vụ mới, thêm mô tả, đặt ngày hoàn thành và giao cho các thành viên trong nhóm.
• Theo dõi tiến độ: Dễ dàng kiểm tra tiến độ hoàn thành của các nhiệm vụ, giúp đảm bảo các công việc luôn được cập nhật.
• Nhắc nhở nhiệm vụ: Lark sẽ gửi thông báo nhắc nhở cho bạn khi nhiệm vụ gần đến hạn, giúp bạn luôn bám sát công việc.

8. Một Số Mẹo Sử Dụng LarkSuite Hiệu Quả

• Sử dụng bot và công cụ tự động: Lark có tích hợp một số bot tự động giúp quản lý công việc, nhắc nhở, tạo báo cáo, rất tiện lợi cho các nhóm làm việc.
• Cài đặt thông báo linh hoạt: Điều chỉnh chế độ thông báo để chỉ nhận thông báo quan trọng, tránh bị sao nhãng trong quá trình làm việc.
• Tích hợp ứng dụng khác: Lark hỗ trợ tích hợp một số ứng dụng phổ biến như Google Drive, Slack, giúp việc trao đổi dữ liệu thuận tiện hơn.

9. Bảo Mật và Quyền Riêng Tư

• Cài đặt quyền truy cập: Đảm bảo rằng các tài liệu quan trọng chỉ được chia sẻ với những người cần thiết.

• Xác thực bảo mật: Kích hoạt các tùy chọn bảo mật như xác thực hai yếu tố để tăng cường bảo vệ tài khoản của bạn.

LarkSuite là công cụ đa năng, phù hợp cho mọi loại hình công việc nhờ tính năng tích hợp và giao diện thân thiện. Bằng cách tận dụng các tính năng miễn phí của Lark, bạn có thể cải thiện hiệu suất làm việc nhóm và quản lý công việc hiệu quả hơn.